Можно ли убрать обязательность заполнения полей ''Исх. № ____от ____'' при регистрации входящего документа?
Решение
У данных полей нельзя убрать обязательность заполнения, т.к. они используются для защиты от повторной регистрации одного физического документа. В случае, если исходящий документ не имеет номера необходимо записать в соответствующее поле значение “б/н”.
Как организовать стандартными средствами системы возможность регистрации документов несколькими делопроизводителями?
Решение
Для централизованной обработки документов и их регистрации можно создать в системе фиктивного пользователя с именем, например, “Канцелярия” и назначить на него замещение делопроизводителям организации. Документы для регистрации будут приходить пользователю “Канцелярия”, а замещающие его сотрудники будут заходить и производить регистрацию. Пользователь “Канцелярия” должен быть создан без создания сотрудника. Ему необходимо назначить группу доступа “Делопроизводители” и роль “Делопроизводитель”. А также необходимо в пункте меню “Справочники” - “Замещение пользователей” настроить всем делопроизводителям, которые занимаются регистрацией, замещение на пользователя “Канцелярия”.
Можно ли снять обязательность поля «Дело» при регистрации документа?
Решение
Да, для этого следует перейти в пункт меню “Администрирование” – “Системные параметры” вкладка “Параметры” и снять признак “Обязательно заполнять поле “Дело” при регистрации документа”. Изменения вступят в силу только после перезапуска службы Tomcat.
По каким критериям происходит сравнение при регистрации письма, чтобы не получился дубликат?
Решение
Сравнение письма при регистрации выполняется по следующим значениям:
- для входящего документа – номер исходящего письма, дата исходящего письма, отправитель;
- исходящий и внутренний документ – номер, дата и время.
Как узнать, кто зарегистрировал документ?
Решение
Если документ был отправлен на регистрацию с помощью процесса “Регистрация”, то пользователя, зарегистрировавшего документ, можно узнать в журнале действий, расположенном в нижней части экрана карточки документа.
Если документ был зарегистрирован по кнопке “Зарегистрировать” без запуска процесса, то для этого в карточке следует перейти на вкладку “История изменений” и найти строку, в которой будет указана запись: “Атрибут” - “Зарегистрирован”, “Значение” - “да”.
В процессе регистрации документа при выборе дела отображаются все дела всех подразделений. Можно ли показывать пользователю дела только его подразделения?
Решение
Да, для этого в настройках номенклатуры дел, привязанной к делу, должно быть указано подразделение. В этом случае при регистрации документов конкретного подразделения будут выводиться только дела с привязкой по подразделению.
Если же в номенклатуре дел не указано конкретное подразделение, то дела этой номенклатуры будут доступны всем подразделениям для регистрации.
Как добавить новую типовую резолюцию?
Решение
Для создания новых типовых резолюций перейдите в меню “Справочники” – “Типовые резолюции”.
Произошла ошибка при регистрации договора, возможно ли отмена регистрации или перерегистрация на другой номер?
Решение
Изменить номер вручную может пользователь с ролью Администратор.
При регистрации писем ведется ли проверка исходящего номера контрагента, который уже был зарегистрирован? Можно ли добавить вид регистрации (например: курьером, по почте, и т.д.)?
Решение
В системе предусмотрен механизм предотвращения повторной регистрации документов.
При регистрации входящего документа обязательными для заполнения являются следующие поля:
- номер исходящего документа контрагента
- дата исходящего документа
- отправитель
При регистрации исходящего и внутреннего документа система проверяет:
- номер
- дату регистрации
- дело
Если содержимое этих полей совпадает с данными одного из уже существующих документов, система об этом предупредит. Возможность зарегистрировать документ повторно при этом сохраняется.
Подробнее механизм предотвращения повторной регистрации описан в руководстве пользователей системы, п.5.3.2 Механизм предотвращения повторной регистрации документов.
Указать, каким образом документ был доставлен/отправлен можно также при регистрации в поле “Способ отправки”. По умолчанию там доступен только один вариант - почтовая доставка. Добавить другие способы Вы можете в справочнике способов доставки/отправки в меню “Канцелярия” - “Способы отправки”.