Описание
Модуль “Единый холдинг” предназначен для автоматизации рабочих процессов, связанных с обработкой документов, а также для контроля исполнения связанных с ними резолюций и задач в каждой из компаний холдинга, осуществляющих информационный обмен в рамках единого холдинга.
Модуль предоставляет следующие возможности:
- Анализ взаимодействия самостоятельных учреждений, входящих в одну холдинговую структуру в разрезе информационных потоков;
- Создание в единой базе данных ТЕЗИС условий для автономного функционирования систем электронного документооборота (далее СЭД) отдельных учреждений холдинговой структуры;
- Создание механизмов взаимодействия СЭД отдельных учреждений, функционирующих между собой в единой базе данных ТЕЗИС.
Модуль “Единый холдинг” обеспечивает автономность документооборота для организаций, работающих в единой базе данных. Это значит, что сотрудники и даже администраторы систем отдельных предприятий не имеют доступа к информации, принадлежащей другим организациям. При этом, гибкая возможность управления группами доступа, позволяет легко создавать пользователей, имеющих доступ ко всем данным компаний, входящим в холдинговую структуру. Такая возможность предоставляется администраторам системы в целом, делопроизводителям или сотрудникам канцелярии в управляющей компании, если они ведут свою деятельность одновременно для всех компаний, входящих в холдинг. Для руководства холдинга так же возможна настройка доступа, позволяющая отслеживание бизнес-процессов, протекающих во всех компаниях холдинга.
При работе с единым холдинговым модулем значительно упрощается:
- Администрирование сервера СЭД;
- Настройка, репликация и сопровождение справочников;
- Отправка и обработка писем между компаниями холдинга;
- Создание процессов документооборота между компаниями холдинга.
Группы доступа
Для систематизации прав доступа к информации в модуле существует несколько групп доступа, различия между которыми представлены в таблице ниже:
| Группа доступа | возможность просмотра |
|---|---|
| Полный доступ | всех задач и всех документов |
| Полный доступ(Организация) | всех задач и всех документов в рамках одного учреждения |
| Делопроизводитель | своих задач и всех документов в рамках одного учреждения |
| Руководитель подразделения | задач и документов, принадлежащих сотрудникам соответствующего подразделения в рамках учреждения |
| Руководитель департамента | задач и документов, принадлежащих сотрудникам соответствующего подразделения и всех подчиненных подразделений в рамках учреждения |
| Ограниченный доступ | своих задач и своих документов |
Особенности работы в условиях единой базы данных
Модуль “Единый холдинг” обеспечивает независимость документооборота для каждой из организаций, работающих в единой базе данных. Это значит, что сотрудники отдельных предприятий не имеют доступа к информации, принадлежащей другим организациям.
Данное условие распространяется на следующую информацию:
- Задачи, группы задач и периодические задачи;
- Документы и договоры;
- Справочники сотрудников, контрагентов и проектов;
- Номенклатура дел;
- Шаблоны задач, групп задач, документов и договоров.
Исключение составляют пользователи, входящие в группу доступа “Полный доступ”. Общими для всех пользователей являются справочники должностей, банков и валют, и т.п. Если при формировании любого шаблона системы будет установлен параметр “Общий для всех пользователей”, то такой шаблон будет доступен только сотрудникам организации, в которую входит создатель шаблона, но не всем организациям холдинга.
Отправка документов
Подготовленный, согласованный и утвержденный документ передается на регистрацию с помощью процесса “Регистрация” или регистрируется с помощью кнопки Зарегистрировать.
При передаче документа инициатор процесса заполняет все поля в форме “Отправка на регистрацию” или подтверждает информацию, если поля были заполнены с помощью данных из шаблона документа. Для организации перемещения документа между организациями, зарегистрированными в единой базе данных по технологии “безбумажного” документооборота, в поле формы “Адресат” “Регистрация” необходимо выбрать соответствующую организацию (форма “Выбор адресата”, вкладка “Подразделения”).
В случае если в качестве адресата выбрана организация, работающая в этой же базе данных, работнику канцелярии, получившему документ на регистрацию, нужно сгенерировать исходящий номер и нажать на кнопку OK.
На основании этого исходящего документа программа автоматически сформирует входящий документ для адресата, перенесет в него всю информацию, вложения и т.п., укажет в группе канцелярских полей вид документа “Входящий” и установит автоматическую связь между двумя документами.
Получение документов
При получении уведомления о поступлении электронного документа в системе работник канцелярии организации-адресата осуществляет регистрацию входящего документа, путем нажатия на кнопку “Зарегистрировать” или отправляет документ на регистрацию с помощью процесса “Регистрация”. При этом поле “Исх. №” уже будет заполнено соответствующим значением из исходящего документа организации-отправителя.
При нажатии на кнопку “Получить номер” сформированный номер будет автоматически указан в соответствующем поле исходного документа организации-отправителя. После завершения процесса регистрации входящий документ может быть отправлен на резолюцию или ознакомление.
Тиражирование объектов холдинговой структуры
Тиражирование объектов холдинговой структуры рекомендуется производить в следующей последовательности:
- В справочник “Наши организации” необходимо внести данные по всем организациям холдинговой структуры, использующим систему ТЕЗИС. Это необходимо для разграничения видимости в пределах организации, а также ведения номенклатуры дел и работы с документами и договорами;
- В справочник “Подразделения” нужно внести организационную структуру всех предприятий, которые участвуют в рабочих процессах, протекающих в холдинге.
- Вводить пользователей системы рекомендуется по организациям посписочно;
- Для удобства и ускорения процесса ввода данных о реальных пользователях в систему рекомендуется копировать имеющиеся соответствующие записи в справочнике “Пользователи”. При необходимости можно скорректировать перечень ролей вновь созданного пользователя и включить его в другую группу доступа. После заполнения всех данных о новом пользователе и нажатия на кнопку OK необходимо подтвердить, что пользователь является сотрудником – откроется окно с вопросом “Пользователь является сотрудником?”, в котором нужно нажать на кнопку “Да”, а также подтвердить перезаполнение полей. Поле “Подразделение” на форме “Редактирование сотрудника/Детали” на данном этапе можно не заполнять;
- После ввода в систему данных обо всех сотрудниках в справочнике “Подразделения” необходимо выбрать соответствующую организацию, необходимый департамент или отдел. Нажав на кнопку , в открывшейся форме “Сотрудники” необходимо выбрать соответствующего сотрудника и подтвердить выбор (нажать на кнопку);
- Шаблоны (задач, документов, договоров, групп задач), общие для всех сотрудников текущей организации, рекомендуется создавать от имени системного администратора этой же организации (роль Administrators, группа “Полный доступ (Организация)”). При этом необходимо отметить флажок “Общий для всех пользователей”.
Пользовательские (локальные) фильтры поиска, папки поиска и т.п. могут быть созданы пользователями в процессе эксплуатации системы ТЕЗИС.